E' possibile evitare il "Cigno nero" negli eventi ibridi?
L’autore Nassim Nicholas Taleb definisce i “Cigni neri” come eventi rari, di grandissimo impatto e prevedibili solo a posteriori.
Nel suo libro “Antifragile” ci insegna che “se una cosa è fragile, il rischio che si rompa rende irrilevante qualsiasi cosa facciate per migliorarla o per renderla “efficiente”, a meno che prima non diminuiate il rischio di rottura”.
L’autore afferma anche che
“più variabilità si riscontra in un sistema, meno tale sistema è incline ai Cigni neri”
Possiamo applicare questi insegnamenti al settore degli eventi ed evitare il “Cigno nero”?
Il nostro settore ha sofferto già abbastanza le conseguenze del più devastante “Cigno nero” rappresentato dalla gestione della pandemia che ha colpito il mondo negli ultimi due anni.
Ora abbiamo bisogno di certezze: della certezza che tutto fili liscio nei nostri eventi.
Per quanto ci compete, desideriamo, pertanto, condividere una breve riflessione sugli aspetti legati alla tecnologia applicata agli eventi, in particolare agli eventi ibridi.
Quando parliamo di eventi ibridi intendiamo eventi in cui una parte del pubblico o dei relatori si trova in presenza, in una sede decisa dall’Event Planner, e un’altra parte del pubblico o dei relatori sono collegati in remoto.
Si tratta, perciò, di due modalità di fruizione dei contributi dell’evento che comportano diverse tipologie di rischi dal punto di vista della disfunzionalità tecnica.
E’ fondamentale, allora, rendere il più possibile “antifragile” il nostro evento, garantendo sistemi tecnici di riserva utilizzabili in caso di arresto dei sistemi principali.
In una parola: backup!
Il principale aspetto da considerare negli eventi ibridi è quello della connessione internet. È buona regola prevedere sempre una linea di backup in caso di down di quella in uso presso la sede dell’evento, offrendo la fornitura temporanea di connessione internet ad alta velocità attraverso antenne LTE4. La reale velocità di connessione dovrà essere testata in loco e dovranno essere settati i parametri ottimali della ricezione.
Anche l’hardware con cui viene allestita la regia dovrà prevedere un numero di PC di backup sufficiente a garantire qualsiasi malfunzionamento dovuto a rottura delle attrezzature principali.
Lo stesso dicasi nel caso in cui il relatore intenda utilizzare il proprio pc o il mac. Può capitare che non risulti compatibile con il sistema di proiezione, generalmente perché non dotato di schede video sufficienti.
Per quanto attiene ai contributi video dei relatori collegati in remoto, è assolutamente buona prassi che gli stessi vengano anticipati ai tecnici, i quali provvederanno a controllarne risoluzione e formato e a mandarli in onda. Con il vantaggio che, in caso di problemi di connessione del relatore in remoto, i contributi saranno comunque fruibili dal pubblico con un buon livello di qualità video e audio.
Meno rischi attengono all’impianto audio, per cui sarà sufficiente prevedere già in sede di progettazione un numero di diffusori acustici ideali in relazione al numero di persone ed all’ampiezza dell’area da amplificare, nonché un numero di microfoni di scorta per eventuali esigenze.
Per quanto attiene alla proiezione, la cosa si complica in caso di videoproiettore appeso a soffitto. È facile comprendere come un eventuale guasto renda complesso se non inopportuno un intervento del tecnico in corso di evento.
A questo proposito è utile sapere che i videoproiettori hanno un elemento di fragilità intrinseco che è dovuto al ciclo di vita della lampada. La lampada ha una durata limitata, esaurita la quale il videoproiettore smette di funzionare fino a che non sarà sostituita.
Per questo motivo le macchiane più professionali hanno un contatore che tiene conto delle ore di funzionamento.
Questo problema è del tutto venuto meno con le nuove tecnologie laser. I video proiettori a tecnologia laser non soffrono, infatti, del problema del ciclo di vita della lampada.
Sarà in ogni caso opportuno avere attrezzature sufficienti per garantire sistemi alternativi rispetto a quelli principali.
Oltre al backup…
Come ultimo consiglio mi sento di sottolineare un aspetto che può sembrare banale, ma non è affetto scontato.
Ciò che può rendere maggiormente “antifragile”, dal punto di vista tecnico e tecnologico, ogni evento, di qualsiasi dimensione e format, è senza dubbio l’esperienza del personale tecnico impiegato.
Solo chi si occupa di eventi in maniera professionale sarà in grado di prevenire ed eventualmente intervenire, anche in corso di evento, nella maniera più tempestiva e meno invasiva.
Quindi meglio affidarsi a tecnici esperti che alla fortuna perché, come dice lo stesso Nassim Nicholas Taleb
“Quel che si ottiene con scarso aiuto della fortuna è più resistente al caso”
La nostra azienda è a vostra disposizione per effettuare sopralluoghi e consigliarvi le soluzioni più adatte.