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Nuova normalità e nuovo lessico: "Phygital Events"



Che cos’è un evento Phygital?

Si tratta di un evento che coniuga due modalità di partecipazione: quella Physical (fisica) e quella Digital (digitale). 

È una soluzione che veniva già adottata da tempo, ma che ha avuto un notevole sviluppo in epoca di pandemia, proprio a causa delle limitazioni alla circolazione ed alla necessità di mantenere il distanziamento sociale per limitare il contagio.

Come si può realizzare un evento Phygital in ambito congressuale:

Innanzitutto, è necessario definire il livello di interazione che si vuole assicurare ai partecipanti da remoto.

Se il pubblico digitale deve solo assistere all’evento senza interagire, si adotterà la soluzione dello STREAMING che consiste nella trasmissione su un canale dedicato attraverso piattaforme di vario tipo.

La scelta della piattaforma è fondamentale per avere la certezza della buona riuscita del collegamento in relazione al numero delle persone che si intendono raggiungere. Questa è certamente la soluzione migliore se si vuole coinvolgere un grande numero di utenti.

min streaming

Se invece si vuole far interagire il pubblico collegato da remoto con domande o risposte a brevi test/sondaggi, la soluzione è quella del WEBINAIR.

Infine, se l’interazione è molto elevata, si parla di VIDEOCONFERENZA, dove tutti intervengono prendendo la parola in una riunione moderata da uno dei partecipanti.

Le piattaforme più conosciute per webinar e videoconferenze sono: Zoom, GooToMeeting, GoToWebinar, Zoom, Google Meet, Skype, Microsoft Teams, Uber Conference, Cisco WebEx, ecc. Alcune di loro mettono a disposizione delle versioni gratuite con alcune limitazioni in relazione al numero di utenti o alla durata di ogni sessione.

Un limite di molte piattaforme è quello di non prevedere la possibilità di una traduzione simultanea con più lingue in cui gli stessi interpreti intervengono da remoto.

BSA, sin dal marzo 2020 ha ricercato una soluzione per i suoi clienti mettendo a punto un sistema integrabile con qualsiasi piattaforma utilizzata dal cliente per riuscire a soddisfare questa particolare esigenza del settore dei congressi internazionali.

La specificità del phygital event è quello di assicurare il più possibile il medesimo grado di partecipazione e coinvolgimento al pubblico in sala e a quello collegato in remoto. Per fare ciò è necessario puntare sulla qualità dell’allestimento e della ripresa video consentendo all’utente digital una visione sincrona delle slide e del relatore, intercalata con riprese panoramiche nei momenti di successione tra un intervento e l’altro. Per un risultato ottimale, la ripresa video deve essere effettuata con telecamere professionali, deve essere predisposta una regia video ed il set deve essere opportunamente illuminato.

Per quanto attiene al pubblico in sala, se presente, va assicurato il massimo grado di sicurezza nel rispetto dei protocolli anticovid.

BSA ha adottato i protocolli redatti da Federcongressi e per quanto riguarda la specificità dei propri servizi, ha integrato tali protocolli con un proprio piano di sicurezza che prevede procedure specifiche per la sanificazione delle apparecchiature di utilizzo comune quali microfoni, mouse, tastiere, ecc. e per la gestione della sala slide e delle cabine afone per interpreti.

BSA Studio di registrazione

Per gli eventi Phygital che prevedono, da una parte, la presenza fisica in un unico luogo dei relatori e moderatori, dall’altra, un pubblico totalmente in remoto, BSA ha allestito uno spazio adibito a studio di registrazione in cui ospitare gli eventi in totale sicurezza. Si tratta di uno sala molto ampia che BSA ha dotato di tutte le attrezzature professionali necessarie alla ripresa/registrazione e messa in onda.

La sala è dotata di un palco, di luci professionali, impianto audio, regia video, schermo per realizzazione di fondali, impianto di aereazione con riciclo d’aria, arredi personalizzabili (quali poltrone, podi, tavolo relatori, ecc.) e quant’altro possa servire al cliente per realizzare i propri eventi e non rinunciare a restare in contatto con il proprio pubblico.

BSA ha come mission far “VEDERE, PARLARE, ASCOLTARE” le persone e si augura di poterlo fare quanto prima “in presenza”, poiché ritiene che il contatto umano sia imprescindibile. Detto questo, saremmo dei miopi se non ci rendessimo conto che il settore degli eventi ha subito un repentino cambiamento che sarà in parte mantenuto. Le persone hanno conosciuto queste nuove modalità di partecipazione che presentano degli innegabili vantaggi. Attualmente queste nuove modalità ci sono imposte, un domani però, dovranno poter essere scelte. Noi di BSA stiamo lavorando per questo:

dare la possibilità ai nostri clienti ed ai loro utenti di scegliere

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