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Videoconferenza e smartworking

Il futuro della comunicazione 

Sono sempre più numerose le realtà italiane a riconoscere i benefici dello smartworking, permettendo ai dipendenti di gestire al meglio le proprie giornate grazie a meeting ed incontri di business organizzati attraverso piattaforme per webconference e videoconference. Anche per quanto riguarda i congressi, l'esperienza suggerisce un progressivo orientamento verso questa formula, soprattutto in ambito accademico, aprendo definitivamente le porte ad una comunicazione smart e agile.  La riduzione di spostamenti verso gli eventi congressuali abbatte in maniera consistente le emissioni del traffico urbano, così da migliorare sensibilmente la qualità di vita di tutti i giorni.

Se ti interessa sapere come smartworking e videoconferenze possono integrarsi con la tua attività, resta con noi, approfondiremo:   

  1. Che cos'è lo smart working?

  2.  Lo smartworking in situazioni d'emergenza: il caso del Coronavirus  

  3. Cos'è la videoconferenza e come funziona? 

  4. 5 semplici passaggi per dotare la tua azienda di un sistema di videoconferenza

  

computer portatile e documenti

 

Che cos'è lo smart working? 

Il significato della parola smart working, tradotto dal nostro ordinamento italiano come Lavoro Agile, è una nuova filosofia manageriale in cui è prevista un'organizzazione del lavoro tra datore e dipendente per fasi, cicli e obiettivi, senza un preciso orario o luogo di lavoro. Con lo smart working infatti il lavoratore potrà infatti decidere se lavorare da casa, dall'ufficio o addirittura da un altra città o paese, grazie all'ausilio di computer, cellulare e altri strumenti tecnologici di lavoro. Gli orari lavorativi sono, allo stesso modo, lasciati alla libera decisione del dipendente fintanto che il lavoro venga svolto e gli obiettivi raggiunti.

L'adozione dello smart working, consente un risparmio netto sia in termini di denaro che di tempo, maggior benessere e produttività, ma soprattutto si rivela essere la soluzione alla crescente necessità di tutela del nostro territorio grazie alla miglior viabilità stradale e un ambiente più pulito con minori emissioni di CO2

  

Lo smartworking in situazioni d'emergenza: il caso del Coronavirus 

Con gli avvenimenti di Febbraio 2020  di emergenza sanitaria da Covid-19, anche nota come Coronavirus di Wuhan, le linee di prevenzione del Ministero della Salute e in particolare il decreto attuativo del 23 febbraio 2020 n. 6 , approvato d'urgenza prevede:   

 “la sospensione delle attività lavorative per le imprese […] ad esclusione di quelle che possono essere svolte in modalità domiciliare ovvero in modalità a distanza” 

La scelta di sistemi di videoconferenze e servizi streaming per congressi, è tra le risorse che - ad oggi - ci permettono di fare fronte anche a situazioni come questa  svolgendo gli eventi e le riunioni in programma in sicurezza, riducendo al minimo i rischi e le possibilità di contagio, senza rinunciare a portare avanti le proprie attività. 

 

conferenza multipoint in streaming

Cos'è la videoconferenza e come funziona? 

Volendo semplificare il più possibile il concetto di Videoconferenza potremmo definirla come una riunione online (o anche una riunione a distanza) tra due o più persone in cui ci si puo vedere ed ascoltare grazie all’ausilio di webcam, microfoni e casse altoparlanti. 

In ambito aziendale la videoconferenza è uno strumento professionale molto potente che consente a persone che si trovano in luoghi diversi, anche molto distanti, di svolgere una riunione virtuale condividendo anche documenti, presentazioni, fogli di calcolo. per discutere, collaborare e prendere decisioni in tempi rapidi. 

I principali tipi di conferenze utilizzate dalle aziende sono tre:

Conferenze Punto-Punto

Questo tipo di videoconferenza prevede una connessione tra due posizioni ed è molto simile ad una telefonata con l'aggiunta del video.

Conferenze Multi Punto

Sono quelle più apprezzate in ambito manageriale e permettono ad ogni partecipante di connettersi alla riunione dal portatile in ufficio, dal computer di case o anche in viaggio di lavoro, dallo smartphone e tablet.

Conferenze Streaming

Le conferenze in Streaming permettono alle persone di connettersi ad una conferenza con un computer remoto o un dispositivo mobile, con solo l'ausilio di un software anzichè hardware, oppure visualizzarlo in un momento successivo tramite browser.

 

5 semplici passaggi per dotare la tua azienda di un sistema di videoconferenza:  

Per un’azienda che intende implementare questa modalità di comunicazione affidabile e veloce ci sono alcuni consigli che sentiamo di dover fornire:

  • Occorre che l’azienda valuti se acquistare un sistema in posa fissa o se, invece, convenga un sistema in locazione, cioè a noleggio, per il tempo necessario. Per fare oculatamente questa scelta occorre valutare le esigenze dell’azienda anche in termini di costo e, pertanto, vanno focalizzati alcuni bisogni: frequenza dei collegamenti, numero di postazioni da collegare, numero dei partecipanti in ciascuna postazione, tipo di materiale video da condividere (slide o video), esigenze di registrazione audiovideo delle call.
  • Occorre tenere conto dei dispositivi utilizzati da coloro con i quali ci si vuole connettere.
  • Per quanto attiene specificatamente al software, meglio prediligere quelli a pagamento, perché non sono così costosi in proporzione al vantaggio che offrono in termini di affidabilità e prestazioni, facendo risparmiare tempo e dando risultati migliori.
  • L’utilizzo di monitor di grandi dimensioni consente di meglio simulare un incontro dal vivo mostrando le persone a grandezza naturale. La scelta di dotare la sala di un grande schermo con videoproiettore a tecnologia laser ad alta luminosità è la soluzione ideale nel caso di un elevato numero dei partecipanti nella singola postazione. L’utilizzo di più telecamere robotizzate gestite con una regia video consente di riprendere e trasmettere i singoli relatori che intervengono nel corso della riunione. Anche nell’ipotesi dell’acquisto di un sistema in posa fissa, la dotazione di una sala può, in ogni caso, sempre essere integrata al bisogno con apparecchiature a noleggio per esigenze straordinarie.
  • Per quanto riguarda l’hardware, esso comprende:
    • telecamere,
    • monitor
    • schermi
    • videoproiettori
    • impianti audio
    • computer
  • Infine, poiché le situazioni che si possono presentare possono essere di volta in volta le più varie, qualora si opti per l’acquisto di un sistema in posa fissa, vale certamente la pena di assicurarsi che il fornitore offra anche l’assistenza tecnica a richiesta.

 

La nostra azienda è a vostra disposizione per effettuare sopralluoghi e consigliarvi le soluzioni più adatte. 

 

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