Setti Conference per la gestione di Congressi.
La nostra pluriennale esperienza nell’ambito congressuale e fieristico ci ha dato modo di capire le varie esigenze che si incontrano in questo settore.
Il nostro progetto aveva un obiettivo ben preciso: creare dei software che andassero a semplificare la gestione di eventi in ambito congressuale da parte della segreteria organizzativa e/o dell’agenzia.
Da qui la nascita dei NOSTRI PROGRAMMI SOFTWARE E PIATTAFORME per una gestione dei congressi assolutamente semplice e allo stesso modo assolutamente sicura e funzionale!
eConference
software di gestione congressuale (slide center + rooms)
Lo slide center è uno spazio dedicato dove i relatori consegnano le proprie presentazioni a dei tecnici specializzati. Quest’ultimi provvedono a collaudare ed ottimizzare le stesse, garantendone la corretta messa in onda. Una volta effettuato il controllo finale con il relatore, le presentazioni vengono inviate attraverso una rete locale al pc che si trova sul podio della sala e che sarà utilizzato per le proiezioni. “eConference” è un software, sviluppato internamente alla nostra azienda, che permette, in modo semplice ed intuitivo, la gestione del slide center durante lo svolgimento di conferenze e congressi. Pertanto, il software in versione Client viene utilizzato in sala, in versione Server viene utilizzato in slide center dal tecnico. Ciò consente a quest’ultimo di operare a distanza senza mai dover intervenire sul podio. Con eConference l’indirizzamento e la sincronizzazione dei file dallo slide center alle varie sale avviene in maniera totalmente automatica. Esso inoltre provvede ad effettuare costantemente il backup dei dati garantendo la sicurezza degli stessi ed escludendo la possibilità che vengano persi.
Sulla schermata iniziale possono essere integrate grafiche personalizzate come loghi e sfondi, programma del congresso, nomi dei moderatori, nome della sessione, ecc.
Muovendo il mouse si aprirà una finestra a tendina con i giorni e le varie sessioni.
Cliccando su una sessione si aprirà un sottomenù con i nomi dei relatori; cliccando sul nome del relatore si aprirà la presentazione ed in automatico, se previsto verranno visualizzati in sovraimpressione il nome e relativo timer; scaduto il tempo a disposizione il timer diventerà di colore rosso. Ciò consentirà al relatore di mantenere una corretta gestione dei tempi del proprio intervento.
Il sistema eConference consente pertanto di meccanizzare l’intera convention anche quando essa si sviluppa in più giorni e/o con molti relatori, in modo da evitare intoppi tra il succedersi di un relatore e l’altro e far sì che gli interventi si susseguono naturalmente.
eCapture
software per registrazione sincronizzata multilayer
Si tratta di un software sviluppato dall’azienda in grado di creare in tempo reale, durante un evento, un file video in un formato che ne consente la pubblicazione immediata sui principali canali multimediali quali ad esempio Youtube e Vimeo.
Il software è in grado di miscelare e registrare le slide mandate da computer, l’immagine e l’audio dello speaker stesso in un’unica schermata, il tutto integrato in una grafica personalizzata creata ad hoc per l’evento.
Il file registrato può essere salvato ed essere successivamente visionato utilizzando un qualsiasi computer.
Le dimensioni e il layout delle varie finestre possono essere adattate secondo le proprie esigenze.
Si tratta di un software molto utilizzato da clienti che hanno l’interesse a replicare l’evento per un certo numero di utenti, magari nell’ambito di formazione remota. La fruibilità della lezione avendo la possibilità di vedere sia le slide che il relatore facilita l’attenzione e l’apprendimento e garantisce un risultato comparabile a quello che si avrebbe qualora si fosse stati presenti in aula.
eView
software di visualizzazione multirooms
Si tratta di un software sviluppato dall’azienda che consente la visualizzazione multirooms. Nell’ambito di un congresso multisala, succede infatti spesso che ai partecipanti o agli stessi organizzatori dell’evento interessi sapere che argomenti vengono trattati e che relatori stanno intervenendo in una determinata sala.
Attraverso il nostro software eConference con plugin eView siamo in grado di soddisfare queste esigenze.
Il programma software eView, inoltre, oltre a riproporre in tempo reale la presentazione in Power Point che è in corso in una determinata sala è in grado di visualizzare in sovraimpressione una serie di dati quali il titolo dell’argomento che si sta trattando, il nome e cognome del relatore che sta intervenendo; il Timer con i tempi di intervento della relazione.
In relazione agli spazi ed alle esigenze del cliente, si può optare per utilizzare un monitor posizionato all’esterno di ogni sala che visualizzerà ciò che sta accadendo all’interno, oppure si può utilizzare un unico monitor, posizionato nei punti di maggior interesse, sopra al quale verranno visualizzate tutte le schermate delle varie sale contemporaneamente.
eView oltre ad essere un plugin di grande utilità per i partecipanti all’evento, risulta essere un ottimo sistema di controllo anche per lo staff organizzativo e tecnico.
eTime
software per gestione timer su monitor di cortesia dei relatori e cavalieri elettronici
Si tratta di un software ideato dall’azienda per gestire il timer su monitor di cortesia dei relatori e cavalieri elettronici.
E’ un sistema di countdown evoluto che, grazie ad una gestione computerizzata, consente di tenere sotto controllo lo scorrere del tempo assegnato a ciascun relatore.
Può essere utilizzato, attraverso la videoproiezione, come interessante riferimento per l’intera audience, oppure riportato su un monitor ad uso esclusivo di relatori e moderatori.
Durante un convegno, infatti, una variabile difficilmente controllabile è il tempo che ogni relatore dovrebbe impiegare per concludere la sua esposizione. Spesso gli “sforamenti” nel tempo assegnato e quindi i conseguenti ritardi sul programma del convegno sono molto frequenti.
Nella nostra esperienza abbiamo notato che un Timer Elettronico come eTime oltre ad essere un elemento di forte impatto grafico, permette al relatore di tenere sempre sott’occhio il tempo rimanente e la precisa percezione di quello già trascorso, ed è quindi molto facilitato nel regolare i propri tempi d’esposizione.
L’automatizzazione del sistema libera inoltre i moderatori di sessione dall’onere, spesso sgradevole, di richiamare i relatori al rispetto dei tempi assegnati.
La grafica è completamente configurabile in base ai gusti ed esigenze del cliente e possono essere inserite immagini quali ad esempio i loghi degli sponsor e dei patrocinatori.
ePoster
software per la visualizzazione digitale dei poster
Si tratta di un software per la visualizzazione digitale dei poster generalmente usati nei congressi medici. La possibilità di esporre i poster della sessione attraverso monitor tuch screen ottimizza gli spazi a disposizione dell’organizzazione.
ecmConference
sistema di rilevamento presenze ed emissione attestati
In seguito all’introduzione degli obblighi formativi in capo a molti professionisti nonché alla conseguente necessità di registrare i crediti formativi da parte dei rispettivi ordini professionali, l’azienda ha sviluppato una propria piattaforma on line di gestione del rilevamento delle presenze, attraverso l’innovativa tecnologia QRcode.
EcmConference è un software sviluppato dalla nostra azienda che permette in modo semplice ed intuitivo la completa gestione degli accessi durante gli eventi, conferenze e congressi.
Con questa tecnologia è permesso l’utilizzo su piattaforma online ed offline: ciò consente di garantire la massima sincronizzazione nel minor tempo possibile.
In particolare, la piattaforma online consente:
- creazione database dell’evento;
- inserimento dei partecipanti con tutte le informazioni occorrenti (anagrafica e permessi di ingresso alle varie sessioni del convegno)
- creazione di grafiche dedicate per le stampe dei badge
- generazione di documenti di ogni singolo partecipante on line e/o offline in loco
- invio tramite e-mail del badge e/o stampa in loco
- configurazione degli accessi (nel caso in cui i partecipanti siano iscritti ad alcune soltanto delle sessioni del convegno)
- controllo degli accessi tramite rilevatori palmari qr-code ad altissima velocità
- report giornalieri
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